Eine der größten Herausforderungen bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist die Verbindlichkeit. Viele Prozesse, die online beginnen, müssen irgendwann manuell weiterbearbeitet werden – das führt oft zu Brüchen und ineffizienten Abläufen. Herupu schließt diese Lücke. Mit der neuen Funktion können Anträge, die online gestellt werden, direkt im Tool unterschrieben und somit verbindlich gemacht werden. Dies ist besonders wichtig für Anträge und Verträge, die als Grundlage für Buchungen oder Aufträge dienen.

Herupu ist so konzipiert, dass Unternehmen und Einrichtungen schnell und einfach Online-Formulare erstellen können. Egal, ob es sich um einen Service-Desk-Antrag mit wenigen Fragen oder um einen komplexen Prozess zur Informationsbeschaffung handelt, wie zum Beispiel das Anfragen von Reparaturteilen oder rechtlicher Beratung. 

Ein Merkmal von Herupu ist die Fähigkeit, Formulare und Prozesse modular und flexibel zu gestalten. Je nach Bedarf können bestimmte Formularbereiche nur dann angezeigt werden, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Zudem können wichtige Hinweise und Informationen so abgebildet werden, dass die Antragsteller oder Antragstellerin bestätigen müssen, diese gelesen und verstanden zu haben. Dies schafft eine zusätzliche Ebene der Verbindlichkeit, die für viele Geschäftsprozesse unerlässlich ist.

Fallabschließende Abbildung von Prozessen

Herupu ermöglicht es, Prozesse fallabschließend abzubilden. Dokumente können an den entsprechenden Stellen im System angehängt und bleiben dort über die gesamte Vertragsdauer hinaus verfügbar. Diese Funktion ist besonders für Einrichtungen im Sozialbereich von großem Vorteil. Beispielsweise kann ein Antrag zur Aufnahme in eine soziale Einrichtung vollständig digital abgebildet werden – vom Ausfüllen des Antrags über die Aufnahme der notwendigen Informationen bis hin zur verbindlichen Unterschrift.

Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Ein weiterer großer Vorteil von Herupu ist die hohe Transparenz und Nachvollziehbarkeit aller Schritte im Antrags- und Vertragsprozess. Alle Aktionen werden dokumentiert, und es ist jederzeit ersichtlich, wer wann was bearbeitet hat. Dies schafft Vertrauen und Klarheit für alle Beteiligten – sowohl für die Einrichtungen als auch für die Antragsteller.

Unterstützung bei internen Abstimmungsprozessen

Oftmals erfordert die Bearbeitung von Anträgen und Verträgen zusätzliche Informationen oder interne Abstimmungen. Herupu erleichtert diesen Prozess erheblich. Bearbeitende können zu einzelnen Bereichen des Antrags Rückfragen stellen, die direkt im Tool beantwortet werden können. Dies verhindert Brüche und sorgt dafür, dass alle Informationen an einem zentralen Ort verfügbar sind. Antragsstellende werden per E-Mail über neue Nachrichten informiert und können diese direkt im Tool einsehen und beantworten.

Mit der Einführung der digitalen Unterschriftenfunktion hebt Herupu die Digitalisierung von Geschäftsprozessen auf ein neues Level. Herupu ist nicht nur ein Ticket- oder Fallmanagementsystem, sondern ein umfassendes Tool zur Vertragsverwaltung, das den Anforderungen der modernen digitalen Geschäftswelt gerecht wird.

^{Bild: Mit KI erstellt}